¿CÓMO SOLUCIONAR IMPREVISTOS QUE PUEDEN OCURRIR EN UN EVENTO?
Aunque esté todo bien planificado, en ocasiones pueden surgir problemas de última hora con los que no se contaban y nuestra primera reacción es la sorpresa y la ansiedad. Es más normal de lo que parece, así que ¡no entres en pánico! Nuestro principal consejo es prevenir, prepararse previamente y si te ves en alguna situación complicada, no te pongas nervioso/a, actúa con seguridad y valor. Hoy en EV EVENTOS os traemos cómo solucionar imprevistos que pueden ocurrir en un evento.
De entre todos los problemas que pueden surgir, hemos elegido los cinco problemas más comunes. Para controlar dichos imprevistos, debes preverlos, lo cual te ayudará para saber cómo actuar y solucionarlos al instante. Pero aún así, si este inconveniente surge, estos son nuestros consejos para solucionar imprevistos.
AUSENCIA DEL ARTISTA U ORADOR EN EL ÚLTIMO MOMENTO
Tu orador o artista invitado se retrasa o no puede asistir en el último momento. ¿Qué podemos hacer en este caso? Si es posible cambiarlo de día, hazlo. No obstante, si ya es demasiado tarde, ¡no tengas miedo! Díselo a los asistentes de la forma más sincera posible, la gente se mostrará comprensible. Ten siempre un PLAN B como actividades relacionadas con el tema del evento.
NO FUNCIONAN LOS EQUIPOS
Es muy típico en un evento que en algún momento falle la pantalla, el sonido, la conexión a Internet, la calefacción o aire acondicionado… Ante esto, aconsejamos tener localizado un técnico de todos los posibles problemas que intuyes que pueden surgir relacionados con los equipos electrónicos. Para amenizar la espera ten preparada comida y bebida para los asistentes, te lo agradecerán.
SE SOBREPASA EL CUPO DEL EVENTO
Para que esto no pase, es fundamental conocer de antemano cuántas personas pueden entrar en el salón. Otra solución es dejar algunos puestos vacantes para invitados de último momento.
GRANDES COLAS DE ASISTENTES PARA ACREDITARSE AL EVENTO
¿Son muchas las personas que esperan para entrar en el evento? La solución está al alcance de tus manos… utiliza aplicaciones móviles que te ayuden a agilizar el proceso y cuanta con ello cuando tengas que contratar al personal que se encargará de ello. E importante, no olvides agradecerles su paciencia.
LLUEVE EN UN EVENTO AL AIRE LIBRE
¿Qué hacer si has organizado un concierto, Family Day, RoadShow o un Team Building y llueve? Antes del evento revisa la climatología para ese día, te dará una pista de lo que podría suceder, pero nunca es seguro. Ante la duda, sobretodo en meses de alto porcentaje de lluvia o tiempo cambiante, coloca carpas en el lugar y así te evitas el problema, surja o no.
En EV EVENTOS sabemos cómo actuar porque tenemos presente que los problemas pueden aparecer a cada paso que damos. ¡Estamos preparados para solucionar imprevistos!