Un meeting o reunión de empresa es aquella asamblea donde se reúnen las distintas personas responsables de ofrecer opiniones, establecer objetivos o simplemente emitir algún tipo de información importante para el resto de asistentes a este evento. Es una práctica que se celebra con relativa regularidad y, en ocasiones, es una actividad fundamental para el éxito de la empresa.
A pesar de que pueda parecer un evento fácil de organizar no lo es. Antes de su celebración hay que tener en cuenta varios aspectos, que debe preparar el coordinador del meeting:
Además de la dificultad de la planificación por parte del coordinador, se presentan otros problemas que debes solventar para que la reunión no sea un auténtico desastre. Una preparación equivocada, el retraso de la hora de inicio, desviarse del tema principal, la duración excesiva de la reunión o la falta de control son algunos de los problemas más frecuentes a los que debes enfrentarte.
Otro de los problemas que suelen aparecer en los meeting de empresa es la mala elección del tipo de reunión. Esta es una parte fundamental para que la reunión pueda tener el éxito esperado.
Por eso lo primero que debe hacerse a la hora de planificar una reunión de empresa es definir el tipo de reunión que es, los temas que se van a tratar y las metas que se quieren conseguir. De acuerdo con estos 3 temas se establecen los siguientes tipos de reuniones:
Este tipo de reunión es la frecuente entre las empresas. Lo que se persigue es la reunión de los equipos de trabajo con sus respectivos proyectos, ver su avance, los nuevos cambios y el futuro del mismo, así como la reasignación de tareas entre los miembros del equipo si fuera necesaria.
Las reuniones informativas tienen un fin muy claro, la cesión de información a los distintos asistentes a la misma. La información que se les ofrece es de carácter general y, sobre todo, novedosa. Algunos ejemplos pueden ser: la creación de nuevos productos o técnicas de trabajo, cambios generales en la empresa o comunicar algún tema específico en un sector determinado. En este tipo de meeting se suelen utilizar herramientas visuales y creativas como las diapositivas.
Las reuniones de toma de decisiones son, como su propio nombre indica, una congregación de personas, normalmente altos cargos, donde se debaten temas importantes sobre el futuro de la empresa. Se suelen utilizar técnicas como el “brainstorming”, las preferencias o la votación.
En las reuniones resolutivas se trata de resolver problemas y son las más complicadas de organizar debido a la gran cantidad de problemas que surgen en una empresa. Deben planificarse claramente los ámbitos a tratar, las prioridades, las amenazas y las posibles soluciones que deberán someterse a una votación para ser llevadas a cabo.
Esta clase de meeting de empresa se suele llevar a cabo para la creación de nuevas estrategias, productos, técnicas o simplemente la necesidad de innovación en la empresa. Como es obvio la herramienta utilizada por excelencia es el brainstorming o lluvia de ideas.
Las reuniones creativas se utilizan para elaborar nuevos equipos, aumentar la motivación de sus miembros y, por supuesto, fomentar el trabajo en equipo. Suelen utilizarse para todos los trabajadores pertenecientes a la sociedad, principalmente cuando surge un nuevo proyecto o la necesidad de un nuevo equipo para llevar a cabo una tarea determinada.
Hay muchas reuniones con clientes, inversores o simplemente juntas directivas que son tensas y a veces difíciles de sobrellevar. En este tipo de meetings, cada uno busca sus propios intereses y todo puede acabar siendo un caos. Si a esto le sumamos el agobio que produce la pequeña sala de juntas que tenemos en la oficina, es posible que la imagen que demos al resto de asistentes a la reunión no sea la más adecuada.
En EV-EVENTOS sabemos lo importante que es para ti que este tipo de reuniones salgan a la perfección, por eso emplearemos nuestros mejores recursos para que el cliente quede encantado con el trato recibido.
Es fundamental que tus meeting sean eficientes para que tu empresa tenga éxito, pues este tipo de eventos presentan un gran valor de imagen de la sociedad y los trabajadores de la misma para ganar valor de marca y reputación en el mercado.
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