LOS ERRORES MÁS HABITUALES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Si estás pensando en organizar un evento, toma asiento y piensa bien cómo afrontarlo para resolverlo con éxito. Desde EV-EVENTOS te traemos los errores más habituales en la organización de eventos. ¡Presta atención y no caigas en ellos! Lo mejor que puedes hacer es contar con una empresa profesional como nosotros.

Las empresas invierten mucho dinero en la organización de toda clase de eventos, por lo que lo que busca todo responsable de la organización, es conseguir el resultado más exitoso para la consecución de los objetivos. Pero errar es humano y los errores son parte del día a día… Los organizadores de eventos no se escapan de alguna que otra metida de pata, puesto que su trabajo no es tarea fácil.

A continuación repasamos los errores más comunes a la hora de organizar un evento:

1- No comunicar de forma efectiva el evento.

Una comunicación pobre o poco efectiva hará que no logremos llegar a nuestro target, es decir, a nuestro público. La comunicación es uno de los pilares para el éxito en la organización de eventos: avisar a la prensa, publicar en redes sociales, crear expectativas, aprovechar contactos y personas influyentes para que participen en el evento…

2- Abandonar la comunicación interna.

Tan importante como comunicar el evento a los invitados y personas de interés, es mantener una buena comunicación con tu equipo. Antes, durante y tras finalizar el evento es primordial establecer un canal de comunicación con tus trabajadores para una mayor optimización de recursos en la actividad.

3- Difícil acceso a la información del evento.

Nada de complicaciones ni enredos, la información debe ser clara si quieres que los interesados  lleguen al lugar del evento.

4- Olvidar quien es tu público objetivo.

No quieres llegar a todos, quieres llegar a tu target. Olvidar este punto es tirar todo tu trabajo por la borda, así que ten muy en cuenta el perfil del público asistente, pues será vital a la hora de atraerles.

5- No tener claro u olvidar el objetivo del evento.

Establecer los objetivos es primordial para llevar a cabo el evento. Sólo así podrá evaluarse qué propuesta será la idónea para satisfacer mejor las necesidades que quieren cubrirse, y en base a ello, determinar cómo estructurarlo y llevarlo a cabo.

6- No tener plan B.

Hay que estar preparado para todo. Si no tienes alternativas para los problemas que puedan surgir (cambios meteorológicos, cortes de energía…), estos pueden hacerse más grandes y arruinarte la velada.

7- Despreocupación de los organizadores.

Si eres el organizador, debes ser el primero en llegar y el último en marcharte. Debes interactuar con la gente, ayudar a la ubicación de los invitados e incluso ir despidiendo a los participantes. Tu actuación es muy importante.

8- Perder la atención en los detalles.

Prestar demasiada atención en aspectos secundarios, como la contratación de artistas o la elección de un salón u otro, puede hacer que se descuide el verdadero motivo de la celebración de la actividad, ¡ten cuidado!

9- Desatender el aspecto logístico.

El aspecto logístico se debe atender muy cuidadosamente para evitar demoras y quebraderos de cabeza que complicarán la actividad.

Una vez elegido el lugar que más se ajusta a tus necesidades, ¿cómo van a trasladarse hasta allí los elementos necesarios para la celebración del evento? El personal que armará y desarmará todo, el cáterin que tiene que preparar y distribuir los alimentos, que deben respetar ciertas condiciones de higiene y frío; e incluso los invitados.

10- Descuidar la relación coste- beneficio.

Por más ostentoso que sea un evento no tiene por qué generar el efecto que la gerencia espera, a veces incluso, puede ser contraproducente. La mayoría de las ocasiones, basta con una alta dosis de creatividad para planificar eventos diferentes y mucho más eficaces.

Organizar cualquier evento requiere toda la implicación del equipo. Hay que estar pendiente de muchos aspectos. Cuenta con EV- EVENTOS para llevar a cabo tu próximo evento :).