LA DISTRIBUCIÓN DE LOS INVITADOS DE UN EVENTO

Si estás pensando en organizar un evento formal, no solo tienes que tener en cuenta la decoración, el mobiliario, el catering, la música o la seguridad que vas a ofrecer, sino también deberás planificar cómo generar un buen ambiente entre los participantes. ¡Es esencial! Hoy, en EV-EVENTOS te contamos lo importante que es la distribución de los invitados de una forma correcta para que tu evento tenga éxito. 

Normalmente, los asistentes a eventos formales tienen asignado con antelación su sitio, pero este no siempre se elige de forma correcta y es una de las tareas más complicadas con las que nos encontramos al organizar todo tipo de eventos. 

La mejor forma de ubicar a los invitados, sobre todo si el evento es con muchos invitados, es la colocación de tarjetas con el nombre. De esta manera, indicamos de forma clara y precisa el lugar que le corresponde a cada invitado. 

FORMA DE LAS MESAS 

Una de las mayores dudas a la hora de distribuir a los invitados es la forma de las mesas que utilizar, ya que existen multitud. Si eliges mesas rectangulares u ovaladas podrá ser un poco difícil tener una conversación uniforme, ten en cuenta que las mesas redondas son las que mejor facilitan la conversación entre los comensales y harán un ambiente agradable y cómodo, que les haga sentirse cercanos, siendo más propensos a participar y aprender de cada experiencia. Descartamos las mesas cuadradas o en U para eventos de un tamaño considerable.

TIPOS DE MESAS 

Si una mesa está compuesta de 4 comensales los que la presidan estarán en lados opuestos, si son dos parejas estará cada pareja en uno de los lados de la mesa y si son tres comensales se sienta en el centro la persona de mayor relevancia.

En general, lo más habitual es encontrarnos con mesas de 8 a 10 personas y, si son fiestas compuestas por varios grupos, como eventos de empresa, se deberá distribuir a las personas tomando a dos, tres o cuatro de cada grupo y ubicarlas en una misma mesa. 

DISTRIBUCIÓN EN LAS MESAS 

Existen cuatro sistemas principales para distribuir a los invitados en una mesa:

1. Sistema inglés: cuando uses mesas rectangulares los anfitriones se colocarán en las cabeceras de la mesa, uno a cada extremo de la misma. 
2. Sistema francés: los anfitriones presidirán la mesa colocándose en el centro de la misma y enfrentados entre sí. 
3. Sistema de reloj: primero se sentará el anfitrión y los invitados se irán sentando según su orden de importancia a la derecha del anfitrión. 
4. Sistema cartesiano: una vez sentado el anfitrión, los invitados se irán sentando a la derecha e izquierda según su importancia.

COLOCACIÓN DE LOS COMENSALES  

Para colocar a los comensales debemos seguir ciertas normas para tratar que todos los invitados se encuentren a gusto:

• Facilitar la conversación entre personas que no se conozcan, evitando que se cierren conversaciones.
• Tener en cuenta la afinidad, la edad, las parejas, la nacionalidad y conocimientos, entre otros. 
• Siempre que sea posible se recomienda sentar alternativamente una mujer al lado de un hombre.

Por último, nunca te olvides de los detalles más pequeños, que son los que marcarán la diferencia. Ya sabes que en eso somos especialistas, así que si necesitas ayuda en todo este proceso, llámanos. Te ayudaremos sin compromiso.