CÓMO ORGANIZAR EVENTOS DEPORTIVOS Y QUE SEAN TODO UN ÉXITO
Los eventos deportivos son uno de los actos más complicados de organizar, por eso desde EV-EVENTOS os damos las claves para que tu evento sea un éxito y todos los participantes del mismo queden satisfechos.
Para organizar un buen evento deportivo debes centrarte en planificar a la perfección tres fases, estos momentos deben estar presentes en todo acontecimiento de estas características. ¿Empezamos?
Fase 1: Planificación del evento deportivo.
La primera fase es la más importante de las tres que existen, en esta etapa debes determinar el objetivo, así como la forma de conseguirlo. Uno de los errores que más se comete en la organización de estos eventos es que lo prometido al asistente no concuerda con la realidad, por eso debes tener en cuenta tus posibilidades y no jugar con las ilusiones de los participantes. Si consigues esto te aseguramos que tu evento será todo un éxito.
Determinar el objetivo del evento, el público al cual se dirige, calcular el presupuesto disponible, seleccionar la fecha y hora en la que se va a celebrar el acontecimiento, decidir el protocolo con el que se va a trabajar, publicitar el evento en los medios, tanto prensa escrita como en redes sociales, y tener todos los permisos y documentos en regla son algunos de los muchos aspectos que debes definir en esta primera etapa.
Fase 2: ¿Todo listo para el evento?
Es cierto que la planificación del evento deportivo es la que más trabajo conlleva pero, no hay que relajarse, el mismo día del evento y durante el mismo todavía quedan cosas por hacer.
En primer lugar debes tener en cuenta el público que asistirá a tu evento, que se dividirá en público general y asistentes VIP o cargos públicos que deben estar presentes. En cuanto al público genérico lo primero que debes decidir es si la asistencia al evento será gratuita o por el contrario tendrá un coste. Si la entrada es gratuita lo único que debes tener en cuenta son las salidas de emergencia en caso de necesitarlas y el aforo que tiene el lugar de celebración. En cambio si la entrada a la competición tiene algún coste debes encargarte de la certificar la validez de las mismas, además de que todo los asistentes dispongan de una para entrar.
En todo evento deportivo de cierta envergadura debe estar presente algún cargo público, esto dará publicidad y veracidad a la competición, pero bien es cierto que a este tipo de asistentes hay que tratarlos de una forma especial, sobre todo a la hora de planificar el lugar que ocuparan, pues debe ser preferente frente al resto.
Por otro lado tienes la responsabilidad de contratar un catering sobre todo para los deportistas participantes y el público VIP, esto hará mejorar la imagen del evento. Nosotros te aconsejamos que este tipo de servicios lo dejes en manos de profesionales y tú solo te encargues de supervisar que todo sale a la perfección.
Fase 3: Repercusión del evento
Esta es una fase meramente personal del organizador de eventos que se desarrolla una vez finalizado el mismo, en ella lo que se hace es medir la repercusión que ha tenido el mismo. Empieza por las ganancias obtenidas de la venta de entradas, el recuento de personas que asistieron y sus valoraciones. Por último pero no menos importante revisa las críticas y valoraciones que la prensa ha hecho sobre tu evento.
Por supuesto no te olvides de la limpieza del lugar de celebración de evento, todo debe quedar en perfectas condiciones, tal y como se encontraba antes.
Ahora que sabes todos los trucos para que tu evento sea un éxito, ¿te atreves a organizarlo? Si crees que es una tarea compleja déjalo en nuestras manos, nosotros haremos de tu pequeña competición un gran evento.